HELP – Eu tenho problemas de Comunicação na Empresa!

Parece “chavão” mas não é… qual a empresa que não tem problema de comunicação?

Por diversas vezes em nossas consultorias nos deparamos com problemas na Comunicação, principalmente na Comunicação Interna. Recentemente um gestor nos questionava – “Eu não sei por que as coisas não acontecem, comunico tudo por e-mail”.

A comunicação tem um papel importantíssimo nos aspectos de motivação, relacionamento, qualidade, aumento de produtividade e ganho financeiro. Negligenciar a comunicação pode gerar ruídos (também conhecido como rádio peão), insegurança, desmotivação e falta de engajamento.

Mas qual a grande dificuldade que observamos nas empresas em relação à comunicação?

Abaixo descrevemos um checklist dos problemas de comunicação mais frequentes:

• Massificar a informação – empresas adotam uma única forma de comunicar todos as informações da empresa. Geralmente adotam o e-mail como solução para isso. Nada contra o uso do e-mail, mas lembre–se da regra: se a informação tem uma certa complexidade(mudança de comportamento, forma de trabalho, “broncas” etc) esse não é o melhor veículo.
• Falta de tempo – gestores justificam a falta de tempo para sentar e ouvir sua equipe, deixando para segundo plano essa atividade tão importante.
• Inabilidade ao se comunicar – pessoas têm dificuldades pessoais ao se comunicar, e estendem essas dificuldades para a empresa onde trabalham, e ainda muitas vezes justificam, “esse é meu jeito de falar/ meu jeito de ser”.
• Falta de feedback – O momento do feedback é a hora da “bronca”, um simples protocolo a cumprir, ou por vezes uma exigência da área de Recursos Humanos. Entender que o feedback é uma importante ferramenta de comunicação com a equipe, é fundamental para os Gestores.
• Não checar a compreensão das informações – informações fundamentais para o negócio devem ser comunicadas e certificadas que foram devidamente compreendidas. Muitas vezes a pessoa que comunica “acha” que já fez a sua parte, não se certificando a compreensão da mensagem.
• Falta de alianças com pessoas “chaves” – em todos dos grupos temos pessoas “chaves” que contribuem, tanto positivamente como negativamente com a comunicação interna. Fazer alianças com essas pessoas irá facilitar na fluidez da comunicação.
• Não explorar os canais de comunicação – nos dias de hoje a comunicação digital facilita e agiliza a comunicação, mas ela não deve ser o único canal a ser utilizado em sua empresa, por vezes usar o tradicional e bom quadro de aviso, release, também trazem bons resultados.
• Portas fechadas – em algumas empresas literalmente as portas são fechadas. Os colaboradores não tem acesso a diretoria, não contribuem com os processos, são meros executores de rotinas incompreensíveis e automáticas. Ter uma gestão de portas abertas é criar canais para ouvir os colaboradores.
• Reunião chata – seja qual for a forma de comunicar você deve dominar a técnica de reunião produtiva. Se suas reuniões são chatas, é porque você não sabe usar essa ferramenta de comunicação.
• Falta de “olho no olho” – lembre-se nada substitui o “olho no olho”, sempre que possível use esse recurso. Ele aproxima as pessoas, tem devolutiva imediata, constrói melhores alianças e vínculos.

Desejamos que estas questões sejam exaustivamente discutidas em sua empresa, para que as melhores práticas de comunicação façam parte de suas rotinas.