Destinos hospitaleiros para eventos surpreendentes

Você se deslocaria 20 mil quilômetros para participar de um evento que tem 90 minutos de duração? Os “loucos”apaixonados corintianos, quando foram ao Japão, sim! Você esperaria 72 horas na fila para participar de um evento? Os fãs da Madonna e do Black Eyed Peas fizeram exatamente isso. Você participaria de um evento com mais de 144 horas de duração acampado em um pavilhão de exposições? A resposta é, novamente, afirmativa, como mostra a turma do Campus Party no Parque Anhembi.

As pessoas fazem isso porque querem fazer parte da história. É o que chamamos de Eventos Espetáculo, ou seja, “eu vou, para dizer que eu fui”. Nesses casos, as pessoas se deslocam, pouco importando a distância, com um objetivo único.

Outros tipos de evento são os Eventos Experiência, que envolvem incentivos. Dirigir (pilotar) uma Ferrari; passear de balão a gás; um jantar no edifício mais alto do mundo; entrar em um box de Fórmula 1 ou Formula Indy (ambos em São Paulo) e; assistir a um jogo de futebol (de preferência no Morumbi) com o seu filho no camarote ou, quem sabe, até mesmo uma viagem interespacial. Esses dois tipos de eventos possuem algo em comum: são surpreendentes. Geram aquela sensação indescritível, mas bem simbolizada pela interjeição “ UAU ! ”.

Em contraposição, temos outros tipos de eventos. Por exemplo, os Eventos Conteúdo, como congressos, seminários, convenções e fóruns e, por fim, os Eventos de Negócios, representados por feiras, salões, exposições e lançamentos. Mas, será que esses eventos são, em geral, surpreendentes? Ficar na fila para pegar um crachá? Assistir a uma palestra com um orador lendo o Power Point? Tumulto no Coffee Break? Ver os seus colegas ao lado lendo seus smartphones ao invés de prestar atenção no orador? Ver um evento com centenas de pessoas no inicio e com apenas dezenas de pessoas no final. Eventos assim tem um senso comum, são Boring , não há nenhuma surpresa.

Atualmente, o desafio é realizar um evento dentro de um cenário onde temos cada vez menos pessoas com tempo disponivel, menos budget para organizar todo o evento e menos tempo para deslocamento. Estamos no tempo da customização, dos eventos sob medida e, para isso, precisamos usar a criatividade com conceitos de sustentabilidade, por meio de uma gestão inteligente de processos e recursos para que os eventos tenham uma sensação positiva para quem participa.

Os cases de eventos de experiência ou de incentivo são inspiradores para criar nos eventos de conteúdo e de negócios, algo surpreendente e não ficar limitado apenas a programação básica.

Como estamos na era digital, tudo cabe na palma da mão, com um IPad. Será que, por isso, os eventos presenciais vão acabar? Obviamente não! Estamos no início de uma nova era e, com a quantidade de informações disponíveis no mundo virtual e isso contribui muito para a sustentabilidade, mas precisamos mais do que nunca do contato humano. O virtual apenas potencializa esse contato. Os aplicativos facilitam a localização entre as pessoas, melhoram o conteúdo das palestras e incrementam a interatividade com o palestrante. Eventos como o TED Talks, que envolvem empreendedores, cientistas, intelectuais e pessoas da área de tecnologia, em palestras de no máximo 18 minutos, sempre tratando de temas globais de maneira leve, parecem ser o paradigma do futuro para ampliação da informação, porém, todos que tem a oportunidade, fazem questão de assistir a gravação in loco.

Quando pensamos sobre onde realizar um evento, temos os Destinos Encantadores, com visual paradisíaco, e temos os Destinos com Alma, com uma atmosfera inspiradora.. Para definirmos um destino para dado evento, temos de analisar a proposta do evento, para que o participante possa sair com a sensação de “uau!”, compartilhando o local e aproveitando toda a agenda do evento.

Em um Evento Espetáculo, o evento é, por si só, maior que o destino. Não importa onde vai acontecer, o visitante vai até lá. No Evento Experiência, o destino é o evento, porem com uma definição de roteiro que não pode sair do script.. Já no caso dos Eventos de Conteúdo e Negócios existe a exigência de um perfeito equilíbrio para que não haja dispersão dos participantes em caírem na tentação de ficar fora do evento e ao mesmo os participantes possam tirar proveito durante a programação e aproveitar nos horários programados, dos melhores equipamentos e atributos que um destino pode oferecer.

Onde realizá-los? Em um Destino Encantador ou em um Destino com Alma? Que tal em um Destino Hospitaleiro? Este é aquele lugar em que o visitante pode aplicar todos os verbos: chegar; movimentar; dormir; comer; visitar; comprar, se todos os envolvidos em receber o visitante estivem integrados e mobilizados..

Para que o nosso destino possa ser mais hospitaleiro, ele precisa de ações de integração, promoção e capacitação. O papel dos profissionais da cadeia produtiva de turismo e eventos em parceria com os Convention Bureau (CVBx) em todo o Brasil, é definir locais onde encontrar o ponto de equilíbrio entre o evento e o destino, além de coordenar ações integradas de hospitalidade. Isso faz com que o s evento seja surpreendente e que o destino seja hospitaleiro.

Para isso, o responsável pelo evento não pode ter surpresas durante o processo, precisa conhecer todos os detalhes da operação, desde a chegada até o retorno do visitante. Ele deve ter atenção aos mínimos detalhes, possuir uma arquitetura de logística bem organizada e saber criar o clima para o evento em questão. Seu agendamento deve ser ágil e eficiente, para estimular os encontros. Ainda deve cultivar uma equipe apaixonada e, como um bom tempero a todas essas necessidades e ter muito bom senso.

Todo evento precisa estar em harmonia com o destino.

Nem todo destino é encantador, mas todo destino pode ser hospitaleiro.

Nem todo destino tem alma, mas todo evento deve ter.

Surpreender é isso!

Toni Sando