Empresas que querem reduzir os custos com viagens corporativas podem estar olhando primeiro para o lugar errado. Antes de sentar à mesa com companhias aéreas, hotéis e locadoras para negociar tarifas e descontos, uma análise mais detalhada do próprio comportamento de compra pode revelar oportunidades de economia. Saber com que antecedência os funcionários fazem reservas, quais companhias aéreas concentram a maior parte das viagens, quais destinos são mais frequentes e quanto a empresa perde com remarcações e créditos não utilizados pode ser tão importante quanto o valor negociado com um fornecedor.
A avaliação foi apresentada pela Voetur Viagens durante o Fórum de Inovação em Procurement, realizado nesta semana, em São Paulo. O ponto central da discussão foi a utilização de dados para entender a operação de viagens antes de definir uma estratégia de concorrência ou renegociação com fornecedores.
Para Carolina Gaete, diretora comercial da Voetur Viagens e embaixadora da Alagev São Paulo, o problema começa quando a empresa apresenta ao mercado apenas o volume total gasto durante um determinado período.
Segundo ela, muitas concorrências acabam restringindo as informações disponibilizadas aos fornecedores. O valor anual mostra quanto a empresa desembolsou, mas não explica necessariamente como aquela despesa foi formada.
“Quanto mais a empresa abre seus dados, mais o fornecedor consegue identificar o que precisa ser trabalhado primeiro. Sem dados, como podemos ajudar?”, afirma Carolina.
O gasto total não conta toda a história
Dados da Abracorp referentes a 2025 mostram que as passagens aéreas representaram aproximadamente 58% do volume de compras de viagens corporativas, enquanto a hospedagem respondeu por 31%. A concentração dos gastos torna esses dois itens importantes dentro das estratégias de gestão, mas o valor final da compra não é suficiente para entender onde estão as oportunidades.
Uma empresa pode, por exemplo, gastar milhões de reais em passagens aéreas e ainda assim ter diferentes comportamentos de compra dentro da própria operação. Funcionários de determinadas áreas podem reservar com maior antecedência, enquanto outros fazem compras próximas à data do embarque. Alguns destinos podem estar concentrados em poucas companhias, enquanto outros apresentam maior variedade de fornecedores.
Para Carolina, são justamente essas diferenças que precisam aparecer antes de uma concorrência.
“Cada negócio tem características diferentes. Se a empresa abre os dados, o fornecedor consegue enxergar onde realmente está a oportunidade”, afirma.
A análise pode incluir informações como antecedência média das compras, companhias aéreas mais utilizadas, destinos, acordos corporativos, limites de tarifas, perfil dos viajantes, cidades onde há maior demanda por hospedagem, categorias de hotéis e condições específicas de determinadas viagens.
Também entram nessa conta informações que muitas vezes ficam espalhadas pela operação, como remarcações, reembolsos e créditos de passagens que não foram utilizados.
Antecedência da compra pode virar indicador de economia
Um dos exemplos citados pela Voetur é o comportamento relacionado à antecedência da compra de passagens aéreas. O preço de uma passagem não depende apenas da negociação entre a empresa e a companhia aérea. O momento em que o bilhete é comprado também interfere no custo. Por isso, conhecer o padrão de antecedência dos viajantes permite identificar situações em que uma mudança de comportamento pode produzir economia.
A análise não se limita ao transporte aéreo. Na hotelaria, por exemplo, uma política de compras precisa considerar as cidades mais utilizadas, o perfil dos viajantes, o tipo de estabelecimento escolhido e as condições de pagamento. Uma operação concentrada em grandes centros terá necessidades diferentes de uma empresa que envia funcionários para regiões remotas.
A diferença entre esses perfis pode determinar quais fornecedores devem participar de uma concorrência e quais condições comerciais fazem sentido para cada grupo de viagens.
O mesmo raciocínio vale para os bilhetes que já foram comprados. Créditos gerados por cancelamentos ou alterações podem representar recursos disponíveis para novas viagens. Quando esses valores não são acompanhados, a empresa corre o risco de deixar dinheiro parado ou perder prazos para utilização.
TMC deixa de atuar apenas na emissão de viagens
A discussão também envolve o papel das TMCs, empresas responsáveis pela gestão das viagens corporativas.
Com uma quantidade maior de informações, a atuação pode ir além da reserva e emissão de passagens, hospedagens e outros serviços. A empresa passa a receber análises sobre o próprio comportamento de compra e pode utilizar essas informações para revisar políticas, fornecedores e processos.
“Quando dados são compartilhados desde o início, é possível atuar de forma muito mais assertiva”, diz Carolina.
Nesse cenário, uma RFP, processo utilizado para comparar fornecedores e propostas, deixa de ser baseada somente no volume financeiro movimentado pela empresa. A concorrência passa a considerar as características específicas daquela operação.
Isso significa avaliar quais rotas são relevantes, quais cidades concentram viagens, quais companhias aéreas já possuem participação significativa, quais hotéis são mais utilizados e quais perfis de viajantes apresentam comportamentos diferentes.
Transparência passa a fazer parte da estratégia
A abertura dos dados também altera a relação entre empresas e fornecedores. Em vez de entregar apenas um número consolidado e esperar que os participantes apresentem descontos, a organização fornece informações suficientes para que a concorrência seja construída a partir da realidade da operação.
A estratégia pode combinar negociação comercial com revisão de comportamento, política de viagens, tecnologia, gestão de fornecedores e acompanhamento dos custos.
A proposta não significa abandonar a negociação de tarifas. O ponto levantado pela Voetur é que ela pode ser mais eficiente quando acontece depois de uma leitura detalhada dos dados.
Uma empresa que conhece seus destinos mais frequentes, o comportamento de seus viajantes e os principais fatores que elevam os custos consegue chegar à negociação com informações mais precisas sobre aquilo que realmente precisa ser melhorado.
Para Carolina, a questão está justamente na capacidade de transformar dados dispersos em uma visão mais clara da operação.
“Quanto mais a empresa abre seus dados, mais o fornecedor consegue identificar o que precisa ser trabalhado primeiro”, reforça.
A gestão de viagens corporativas passa, assim, a considerar não apenas o preço pago por uma passagem ou diária, mas todos os elementos que contribuem para o custo final de uma viagem. Antecedência, perfil do viajante, destino, fornecedor, política interna, remarcações, créditos e processos de aprovação entram na mesma análise.
O resultado é uma mudança na forma de enxergar a despesa. Antes de buscar apenas um desconto, a empresa pode descobrir que parte da economia está dentro da própria operação.
E, para a Voetur, essa descoberta começa com uma condição: ter acesso aos dados necessários para entender onde o dinheiro está sendo gasto e por que está sendo gasto daquela maneira.
“Cada negócio tem características diferentes. Se a empresa abre os dados, o fornecedor consegue enxergar onde realmente está a oportunidade”, conclui Carolina.
