FOZ DO IGUAÇU (PR) – Briefings bem estruturados, prazos adequados e critérios claros de avaliação são alguns dos pontos que ajudam a tornar a organização de eventos corporativos mais eficiente e a fortalecer a parceria entre clientes, agências e fornecedores. Na prática, porém, conciliar expectativas, prazos e orçamentos exige alinhamento em diferentes etapas do processo, desde a elaboração de propostas até a contratação e a execução dos projetos. Para contribuir com esse trabalho, a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp) elaborou o Guia de Boas Práticas para Eventos Corporativos (MICE), com recomendações para promover relações mais transparentes, equilibradas e colaborativas no setor.
Apresentado aos associados na manhã desta quinta-feira (29), durante a Missão Mice Abracorp, em Foz do Iguaçu, o material foi desenvolvido pelo comitê de eventos da entidade para incentivar relações mais transparentes e equilibradas entre clientes, agências e fornecedores. Ao longo de 33 páginas, o material reúne recomendações para diferentes etapas dos projetos, da estruturação da demanda e seleção das agências à contratação, execução e avaliação dos resultados.
A proposta é que o guia sirva como referência prática para o mercado, contribuindo para reduzir problemas recorrentes, esclarecer responsabilidades e reconhecer o papel estratégico das agências. Além das questões comerciais e financeiras, o guia também aborda temas como gestão de riscos, uso de inteligência artificial, proteção de dados, acessibilidade, sustentabilidade e mensuração de resultados.
Confira, abaixo, 10 recomendações da Abracorp para aprimorar os processos e as relações no setor.
1. Começar com um briefing completo
Antes de abrir uma concorrência, o cliente precisa ter clareza sobre o que espera do evento e transmitir essas informações às agências. A falta de dados sobre orçamento, escopo, perfil dos participantes e objetivos pode gerar dúvidas, revisões e ajustes ao longo do processo, além de dificultar a comparação entre as propostas.
O guia recomenda que o briefing reúna informações essenciais, como datas, destino, número de participantes, entregas esperadas, requisitos técnicos e critérios de avaliação. Também devem estar definidos os responsáveis pelas aprovações e pela decisão final.
Mesmo quando o orçamento ainda não estiver fechado, a orientação é apresentar uma faixa de investimento. Assim, as agências podem desenvolver propostas compatíveis com a capacidade financeira do cliente, evitando soluções que ultrapassem os recursos disponíveis.
2. Evitar concorrências com agências em excesso
Quanto mais agências participam de uma concorrência, maior tende a ser o volume de trabalho necessário para desenvolver e avaliar as propostas. Cada equipe mobiliza tempo e recursos em planejamento, criação e negociação, sem necessariamente ter a garantia de contratação.
Para tornar esse processo mais proporcional, a Abracorp recomenda convidar preferencialmente até três agências por concorrência. Em projetos mais complexos, o número pode chegar a quatro, desde que haja justificativa. A escolha deve considerar a experiência e a capacidade de atendimento de cada participante.
O guia também orienta que todas as concorrentes recebam as mesmas informações, atualizações e respostas às dúvidas. Os critérios de avaliação devem ser definidos previamente, garantindo condições equivalentes ao longo do processo.
3. Dar tempo para o desenvolvimento das propostas
Desenvolver uma proposta para um evento corporativo pode envolver criação de conceitos, cotações, negociação com fornecedores, análise logística e avaliação de riscos. Quando o prazo é curto demais, essas etapas ficam comprometidas e as alternativas apresentadas podem não refletir todo o potencial do projeto.
Para orientar a definição dos prazos, o material estabelece referências de cinco a sete dias úteis para eventos simples, de dez a 15 dias úteis para projetos de média complexidade e de 20 a 25 dias úteis para eventos de alta complexidade ou internacionais.
A contagem começa após o recebimento do briefing completo e o esclarecimento das dúvidas essenciais. Em situações excepcionais, prazos menores podem ser adotados, desde que o escopo seja ajustado, as limitações sejam explicitadas e haja disponibilidade das partes.
A recomendação é considerar o tempo necessário para cada etapa, de acordo com a dimensão do evento, favorecendo propostas mais consistentes e decisões bem fundamentadas.
4. Avaliar mais do que o preço
O menor orçamento nem sempre representa a melhor solução para um evento. Além da criatividade, uma proposta precisa ser viável nos aspectos técnico, operacional e financeiro. A experiência da equipe, a capacidade de atendimento e a gestão de riscos também influenciam a entrega.
Por isso, a Abracorp orienta que a seleção considere fatores como compreensão do desafio, aderência ao briefing, qualidade da experiência dos participantes, qualificação dos profissionais, capacidade de negociação com fornecedores e governança do projeto.
Sustentabilidade, acessibilidade, tecnologia e indicadores de desempenho também podem fazer parte da avaliação. Definir previamente os critérios e seus respectivos pesos ajuda a dar transparência à escolha e permite comparar as propostas com base nos mesmos parâmetros.
5. Proteger as ideias apresentadas nas concorrências
Conceitos criativos, roteiros, identidade visual, cenografia, ativações e experiências personalizadas exigem tempo e investimento das agências, mesmo quando ainda não há contrato assinado.
Para preservar esse trabalho, o guia recomenda estabelecer regras de confidencialidade e propriedade intelectual desde o início da concorrência. As soluções apresentadas não devem ser reproduzidas, adaptadas ou compartilhadas sem autorização, e os direitos de uso precisam ser definidos formalmente.
Outra orientação é solicitar, nas etapas iniciais, apenas o nível de detalhamento necessário para avaliar as propostas, preservando informações técnicas e métodos proprietários. Quando a concorrência exigir um desenvolvimento criativo mais aprofundado antes da contratação, o documento recomenda prever uma remuneração específica, conhecida como pitch fee.
A medida busca reconhecer o valor do trabalho intelectual das agências e evitar o uso de ideias sem autorização ou remuneração adequada.
6. Reconhecer o valor do trabalho das agências
O trabalho de uma agência de eventos vai além da montagem e da realização. Planejamento, criação, negociação, gestão de fornecedores, tecnologia, atendimento e acompanhamento operacional fazem parte da entrega e devem ser considerados na remuneração.
Nesse sentido, o guia recomenda definir o modelo de pagamento de acordo com o escopo e as responsabilidades assumidas. Entre as possibilidades estão fee fixo, remuneração por projeto, cobrança por horas, percentual de gestão, comissão e formatos híbridos.
Também é importante estabelecer como serão cobrados serviços adicionais, mudanças de escopo, novas rodadas criativas e retrabalhos solicitados ao longo do processo. Sem essas definições, podem surgir divergências sobre as atividades incluídas no contrato e aquelas que exigem pagamento extra.
A orientação é dar clareza às condições comerciais e reconhecer o papel consultivo e estratégico das agências, que vai além dos serviços executados durante o evento.
7. Formalizar responsabilidades, alterações e cancelamentos
Mudanças de planos podem acontecer durante a organização de um evento. Uma alteração no escopo, por exemplo, pode exigir novas contratações, modificar o cronograma, ampliar o orçamento ou gerar custos adicionais com fornecedores.
Para evitar divergências, o guia recomenda que o contrato detalhe as entregas, os prazos, as responsabilidades, as condições de pagamento e os procedimentos para aprovar mudanças. Alterações relevantes devem ser formalizadas, com o registro dos impactos financeiros e operacionais.
O mesmo cuidado vale para cancelamentos e adiamentos. É necessário considerar as atividades já realizadas, as horas mobilizadas, eventuais multas e os compromissos assumidos com terceiros.
Com essas condições estabelecidas desde o início, clientes e agências ganham mais previsibilidade para administrar mudanças e tomar decisões ao longo do projeto.
8. Evitar que a agência financie a operação
O planejamento financeiro também exige atenção. Hotéis, espaços para eventos e outros fornecedores podem solicitar pagamentos antecipados para garantir reservas, tarifas e disponibilidade. Se o prazo de pagamento do cliente for mais longo, a agência pode precisar cobrir temporariamente esses compromissos.
Para evitar esse descompasso, a Abracorp recomenda alinhar os prazos de pagamento aos desembolsos operacionais e definir previamente as condições para adiantamentos, garantias, reembolsos e prestação de contas.
O material também orienta que os custos financeiros decorrentes de antecipações ou atrasos sejam tratados contratualmente. Compromissos com fornecedores devem ter autorização, cobertura financeira e responsabilidades formalmente estabelecidas.
O objetivo é evitar que o risco financeiro fique concentrado na agência, sobretudo em projetos que exigem desembolsos elevados antes da realização do evento.
9. Incorporar segurança, acessibilidade e sustentabilidade ao planejamento
A organização de um evento também envolve cuidados com os participantes, os espaços e os impactos da operação. Segurança, acessibilidade, proteção de dados e sustentabilidade precisam entrar no planejamento desde as primeiras etapas.
Na gestão de riscos, o guia recomenda definir responsáveis, elaborar planos de contingência e preparar procedimentos para emergências. Em viagens e eventos internacionais, isso pode incluir assistência, seguros, documentação, contatos de emergência e acompanhamento dos riscos do destino.
A acessibilidade deve ser considerada desde o briefing, com atenção às condições dos espaços, aos recursos de comunicação — como Libras e legendagem — e às necessidades de mobilidade, alimentação e apoio dos participantes.
Já as ações de sustentabilidade podem envolver gestão de resíduos, consumo de materiais, mobilidade e impacto social. A recomendação é estabelecer medidas concretas e indicadores para acompanhar os resultados, em vez de deixar o tema restrito a compromissos genéricos.
10. Usar tecnologia com responsabilidade e medir os resultados
A inteligência artificial pode auxiliar em pesquisas, criação de conteúdo, produtividade e análise de informações. Seu uso, porém, exige validação: a ferramenta não substitui o julgamento profissional nem confirma, por si só, custos, disponibilidade de fornecedores ou viabilidade técnica.
O guia também alerta para os cuidados com dados pessoais e informações confidenciais, além da necessidade de verificar fatos, direitos autorais e conteúdos produzidos com apoio de ferramentas de IA.
A avaliação do evento deve fazer parte do processo. Para isso, a orientação é definir previamente os critérios de sucesso e acompanhar indicadores relacionados ao orçamento, ao cronograma, à satisfação dos participantes, ao desempenho dos fornecedores e aos objetivos de negócio.
O retorno sobre as concorrências também merece atenção. Um feedback estruturado sobre os motivos da escolha permite que as agências identifiquem pontos de melhoria e preparem propostas mais alinhadas às necessidades dos clientes em futuras oportunidades.
Guia prevê atualizações
Disponível no site da Abracorp, o Guia de Boas Práticas para Eventos Corporativos tem 33 páginas e foi concebido como um documento vivo, que poderá ser atualizado conforme as transformações do mercado. A entidade incentiva os associados a compartilhar o conteúdo com clientes, fornecedores e equipes, além de enviar sugestões para as próximas versões.
O M&E viaja com cobertura GTA.
