A nova etapa da Reforma Tributária, prevista para entrar em vigor a partir de 2027, deve levar as empresas a revisar suas políticas de viagens corporativas ainda em 2026. As mudanças na tributação de passagens aéreas, hospedagem, locação de veículos e outros serviços terão reflexos sobre a contratação de fornecedores, a emissão de documentos fiscais e o aproveitamento de créditos tributários. Para os gestores de viagens, a preparação envolve não apenas o planejamento dos custos, mas também a adequação de processos internos em conjunto com as áreas financeira, fiscal e de compras.
Segundo a Quickly Travel, empresa especializada em gestão de viagens corporativas e eventos, as novas regras exigem atenção a etapas que vão da reserva de serviços à prestação de contas. Isso porque o regime tributário dos fornecedores, a identificação correta da empresa contratante e a classificação das despesas podem interferir no custo efetivo das viagens e na possibilidade de recuperação de impostos.
“Hoje, a escolha de um fornecedor considera fatores como tarifa, condições comerciais e qualidade do serviço. Com a reforma, será necessário incorporar também a análise tributária, porque nem sempre a opção com o menor preço representará o menor custo para a empresa. Esse é um trabalho que precisa envolver gestores de viagens, compras e financeiro, para que as decisões sejam tomadas com base em informações completas”, afirma Masaki Fumioka, CEO da Quickly Travel.
Para orientar esse planejamento, a Quickly Travel reuniu quatro pontos que os gestores devem avaliar na revisão de suas políticas de viagens corporativas antes de 2027:
1 – Critérios para escolha e contratação de fornecedores
A seleção de hotéis, locadoras e outros prestadores de serviços deverá considerar, além das tarifas e condições comerciais, o tratamento tributário de cada contratação. O regime fiscal do fornecedor pode influenciar o valor dos créditos de IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) que a empresa contratante poderá aproveitar, conforme as regras aplicáveis. Assim, dois fornecedores com preços semelhantes podem representar custos efetivos diferentes. A orientação é incluir essas informações nos critérios de avaliação e comparação de propostas.
2 – Regras para emissão de passagens aéreas e identificação dos viajantes
Os procedimentos de emissão de bilhetes devem ser revisados para garantir a emissão correta do BP-e, novo documento fiscal para passagem aérea, com identificação da empresa contratante, incluindo razão social, CNPJ e endereço, além dos dados exigidos dos passageiros. Informações incorretas podem comprometer o aproveitamento de créditos tributários. Os gestores também devem conferir os cadastros corporativos e estabelecer procedimentos para corrigir inconsistências. Outro cuidado envolve a coleta de dados pessoais: nem todos os campos disponíveis nos sistemas de emissão são obrigatórios, e as informações solicitadas devem respeitar as exigências fiscais e as regras de proteção de dados.
3 – Documentação de hospedagem e alimentação
As despesas com diárias de hotéis e refeições em restaurantes estarão sujeitas a restrições ao aproveitamento de créditos tributários, diferentemente de determinados serviços, como locação de salas para eventos e contratação de catering, contratados separadamente. Alguns serviços do hotel não geram créditos, mas possuem redução na base de cálculo da alíquota, enquanto outros serviços geram crédito, mas sem redução na base de cálculo. Por isso, os gestores devem avaliar se vale a pena exigir que os hotéis emitam notas fiscais separadas para cada tipo de serviço ou se é melhor manter tudo na mesma nota fiscal, mesmo sem gerar crédito.
4 – Integração dos processos de prestação de contas e controle fiscal
A revisão das políticas de viagens também deve contemplar a comunicação entre os departamentos responsáveis pelas reservas, pagamentos e conferência das despesas. Os gestores precisam definir quem será responsável por validar documentos fiscais, acompanhar ajustes decorrentes de cancelamentos ou remarcações e encaminhar as informações necessárias à contabilidade. A organização desses procedimentos permite acompanhar as despesas e verificar as condições para o aproveitamento dos créditos tributários, reduzindo inconsistências entre a contratação dos serviços e o registro financeiro.
Para Fumioka, a revisão pode começar pelos procedimentos que já fazem parte da rotina das empresas. “O primeiro passo é identificar como as informações circulam hoje, desde a solicitação da viagem até o pagamento e a prestação de contas. A partir desse levantamento, é possível verificar o que precisa ser ajustado, orientar os viajantes e alinhar os processos com fornecedores e equipes internas. As empresas não precisam esperar 2027 para iniciar esse trabalho”, conclui.
